Keurmerk
Waarom een keurmerk?
Als u een afrekensysteem gebruikt, moet u zich realiseren dat dit een
onderdeel is van uw administratie en dat u deze volgens wettelijke
bepalingen moet inrichten en bewaren. Als u deze verplichtingen niet
nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld tijdens een
belastingcontrole.
Het keurmerk geeft aan welke systemen U zo kunt inrichten dat deze
voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Aan het keurmerk kunt U geen
rechten ontlenen, ook zal de belastingdienst U niet vrijwaren van
controles.
Voor wie?
Het is bedoeld voor alle ondernemers die gebruikmaken van een
afrekensysteem, of van plan zijn zo’n systeem aan te schaffen.
Wat is een afrekensysteem?
Het afrekensysteem, de kassa, is in de eerste plaats een instrument om
de betaling van een verkoop gemakkelijk en goed af te wikkelen en bij te
houden. De klant krijgt een kassabon als bewijs dat er is afgerekend
tegen de overeengekomen voorwaarden. Voor een ondernemer heeft een kassa
veel meer functies, zoals ondersteuning van het logistieke proces,
kascontrole of opbouw van statistische gegevens. De meeste kassasystemen
leggen per transactie een aantal belangrijke gegevens vast, zoals
artikel, aantal, prijs, tijdstip van de verkoop en naam van de verkoper.
Administratieve verplichtingen?
Over de verplichtingen die aan een administratie worden gesteld, staat
in de wet het volgende:
"Ingevolge artikel 52, eerste lid, van de AWR, zijn
administratieplichtigen gehouden van hun vermogenstoestand en van alles
betreffende hun bedrijf, naar de eisen van dat bedrijf, op zodanige
wijze een administratie te voeren en de daarbij behorende boeken,
bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat
te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing
van belasting overigens van belang zijnde
gegevens hieruit duidelijk blijken."
Als ondernemer bent u dus verplicht om alles van uw bedrijfsvoering zo
te administreren, dat daaruit altijd uw rechten en verplichtingen
blijken. U bent vrij om te kiezen hoe u uw administratie wilt inrichten
en bijhouden, maar aan deze vrijheid zijn wel grenzen gesteld. Een
administratie moet namelijk zijn afgestemd op de eisen die het bedrijf
hieraan stelt. Dit betekent dat uw manier van administreren wordt
bepaald door de aard van uw bedrijf en de hoeveelheid informatie die
minimaal nodig is om de bedrijfsprocessen binnen uw onderneming te
kunnen beheersen.
De aard, omvang en complexiteit van uw bedrijf heeft dus invloed op de
inrichting van uw administratie. Hoe complexer en omvangrijker uw
bedrijf is, hoe hogere eisen er gesteld worden aan de inrichting van uw
administratie.
Ingevolge het vierde lid van voormeld artikel zijn
administratieplichtigen verplicht de gegevensdragers gedurende zeven
jaren te bewaren. Ingevolge het zesde lid dient de administratie zodanig
te zijn ingericht en te worden gevoerd en dienen de gegevensdragers
zodanig te worden bewaard, dat controle daarvan door de inspecteur
binnen een redelijke termijn
mogelijk is.
Uw gegevens moeten dus tijdens de hele bewaartermijn van zeven jaar
“binnen een redelijke termijn” te raadplegen en te reproduceren zijn. De
administratie moet toegankelijk zijn en u moet als ondernemer altijd
meewerken om een controle op korte termijn mogelijk te maken.
Het afrekensysteem en de administratieve verplichtingen
De gegevens die in uw afrekensysteem worden vastgelegd maken deel uit
van uw administratie. Dit betekent dat de eisen die aan een
administratie worden gesteld, ook van toepassing zijn op uw
afrekensysteem. In de vergelijkingsmatrix op de site staan de
belangrijkste eisen waaraan afrekensystemen moeten voldoen.