Keurmerk

Checklist afrekensystemen

Waarom een keurmerk?

Als u een afrekensysteem gebruikt, moet u zich realiseren dat dit een onderdeel is van uw administratie en dat u deze volgens wettelijke bepalingen moet inrichten en bewaren. Als u deze verplichtingen niet nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole. Het keurmerk geeft aan welke systemen U zo kunt inrichten dat deze voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Aan het keurmerk kunt U geen rechten ontlenen, ook zal de belastingdienst U niet vrijwaren van controles.
 

Voor wie?

Het is bedoeld voor alle ondernemers die gebruikmaken van een afrekensysteem, of van plan zijn zo’n systeem aan te schaffen.
 

Wat is een afrekensysteem?

Het afrekensysteem, de kassa, is in de eerste plaats een instrument om de betaling van een verkoop gemakkelijk en goed af te wikkelen en bij te houden. De klant krijgt een kassabon als bewijs dat er is afgerekend tegen de overeengekomen voorwaarden. Voor een ondernemer heeft een kassa veel meer functies, zoals ondersteuning van het logistieke proces, kascontrole of opbouw van statistische gegevens. De meeste kassasystemen leggen per transactie een aantal belangrijke gegevens vast, zoals artikel, aantal, prijs, tijdstip van de verkoop en naam van de verkoper.
 

Administratieve verplichtingen?

Over de verplichtingen die aan een administratie worden gesteld, staat in de wet het volgende:

"Ingevolge artikel 52, eerste lid, van de AWR, zijn administratieplichtigen gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, naar de eisen van dat bedrijf, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daarbij behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken."

Als ondernemer bent u dus verplicht om alles van uw bedrijfsvoering zo te administreren, dat daaruit altijd uw rechten en verplichtingen blijken. U bent vrij om te kiezen hoe u uw administratie wilt inrichten en bijhouden, maar aan deze vrijheid zijn wel grenzen gesteld. Een administratie moet namelijk zijn afgestemd op de eisen die het bedrijf hieraan stelt. Dit betekent dat uw manier van administreren wordt bepaald door de aard van uw bedrijf en de hoeveelheid informatie die minimaal nodig is om de bedrijfsprocessen binnen uw onderneming te kunnen beheersen. De aard, omvang en complexiteit van uw bedrijf heeft dus invloed op de inrichting van uw administratie. Hoe complexer en omvangrijker uw bedrijf is, hoe hogere eisen er gesteld worden aan de inrichting van uw administratie. Ingevolge het vierde lid van voormeld artikel zijn administratieplichtigen verplicht de gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren. Ingevolge het zesde lid dient de administratie zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd en dienen de gegevensdragers zodanig te worden bewaard, dat controle daarvan door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is. Uw gegevens moeten dus tijdens de hele bewaartermijn van zeven jaar “binnen een redelijke termijn” te raadplegen en te reproduceren zijn. De administratie moet toegankelijk zijn en u moet als ondernemer altijd meewerken om een controle op korte termijn mogelijk te maken.
 

Het afrekensysteem en de administratieve verplichtingen

De gegevens die in uw afrekensysteem worden vastgelegd maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de eisen die aan een administratie worden gesteld, ook van toepassing zijn op uw afrekensysteem. In de vergelijkingsmatrix op de site staan de belangrijkste eisen waaraan afrekensystemen moeten voldoen.